Soweit auch ihr für eure Buchhaltung bisher ausschließlich Word und Excel nutzt, sollten euch meine folgenden persönlichen (!) Empfehlungen, Antworten und Hilfestellung auf zentrale Fragen zum Umgang mit dem Thema E-Rechnung geben.
 
1. Muss ich wirklich zum neuen Jahr auf E-Rechnung umstellen?
 
Solltest du, auch wenn du eventuell noch (!) nicht musst! Ab 1. Januar 2025 müssen auch selbstständige PR-Berater:innen als B2B-Unternehmer E-Rechnungen annehmen oder auf Anfrage versenden. Das heißt, wenn nur ein Kunde von dir E-Rechnungen erhalten möchte, muss du auch E-Rechnungen verschicken. Darum möchte ich mich nicht erst um das Thema kümmern, wenn mich ein Kunde darauf anspricht. Und nein, eine aus einem Word-Dokument heraus generierte pdf-Datei ist keine E-Rechnung. Ab 2028 dürfen an Geschäftskunden nur noch E-Rechnungen versendet werden.
 
2. Gibt es kostenlose Möglichkeiten, E-Rechnungen zu erstellen?
 
Davon rate ich ab, gibt es aber theoretisch. Es gibt Angebote im Internet, um E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Aber: Ich möchte keine sensiblen Rechnungsdaten von mir und meinen Kunden irgendwo im Internet ohne vertragliche Verschwiegenheitsvereinbarung „öffentlich“ stellen. Dazu kommt möglicherweise erheblicher Mehraufwand beim Erstellen jeder Rechnung, da ich gegebenenfalls keine Kundendaten anlegen kann und somit bei denselben Kunden bei jeder Rechnung alle Daten wieder und wieder neu eingeben muss. Eine (gekaufte) Software-Lösung ist daher komfortabel und sicher.
 
3. Was kostet mich eine Software-Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen?
 
Im Abo rund 12 Euro +/- im Monat – wenn man E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch erstellen möchte. Dabei kann die Software bzw. Online-Anwendung mehr als nur E-Rechnungen erstellen, sondern auch deine Buchhaltung unterstützen. Und für noch ein paar Euro mehr auch die Gewinnermittlung übernehmen, die sonst deine Steuerberatung macht.
 
Eine konkrete Empfehlung für eine Software möchte ich hier nicht geben. Aber wenn ihr mal beim Verband der Gründer und Selbstständigen (VGSD) auf die Website geht, findet ihr eine Checkliste mit Anbietern und Vergleichstabelle. Wer es, wie ich, noch genauer wissen will, findet dort auch weitere Informationen zum Thema E-Rechnung.
 
Mit Blick auf die kommende E-Rechnungspflicht haben viele Software-Anbieter zurzeit günstige „Lockangebote“, mit denen ihr erstmal noch etwas Geld sparen könnt. Ich habe mich jetzt bereits mit einer Software vertraut gemacht und kann sagen, dass meine Befürchtungen unbegründet waren, dass der Aufwand für die Rechnungstellung in Zukunft wesentlich größer wird.
 
Klar, ich musste mich auch erstmal einarbeiten. Aber die Software ist weitestgehend selbsterklärend und bietet die Möglichkeit Vorlagen anzulegen, die immer wieder verwendet werden können. Und nebenbei hat man damit auch der gesetzlichen Pflicht genüge getan, Rechnungen „revisionssicher“ elektronisch zu archivieren.

Der Autor: Thomas Stein ist Gründer und Eigentüber von Stein Reputation in Bonn.


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