Endlich mal wieder gemeinsam: Die Landesgruppe Nord und der Arbeitskreis Interne Kommunikation, Change & New Work präsentierten am 10. November 2021 einen fulminanten gemeinsamen Best Practice-Abend. Mehr als fünfzig Teilnehmende erlebten beim Teams-Event Referentin Silvie Rundel, die Leiterin Unternehmenskommunikation und Veranstaltungen bei der ZEIT Verlagsgruppe. Ihr Bericht über die alles durchdringende Strahlkraft, die von dynamischer und innovativer Interner Kommunikations-Arbeit ausgeht, faszinierte das Plenum von Anfang an.
 
Silvie Rundel erzählte nicht nur von magischen Zahlen und Momenten, sondern gewährte auch Einblicke in den internen Kulturwandelprozess der Verlagsgruppe. Rundel betonte, sie sei begeistert, dass die IK-Arbeit in ihrem Unternehmen in den letzten eineinhalb Jahren rasant an Bedeutung gewonnen hat. Die Verlagsgruppe war sehr schnell gewachsen und Strukturen in der Kommunikation, aber auch bei Information und Transparenz seinen anfangs nicht gut nachgezogen. „Wir hatten den Auftrag, blinde Flecken zu finden“, erinnerte sich Rundel, die zum ersten Kulturwandelteam gehörte und mittlerweile Mitglied im Kulturwandel-Lenkungsausschuss ist. Sie nannte verschiedene „Pain Points“, wie etwa mangelnde Wertschätzung, fehlende Streitkultur und wenig Kooperation.
 
Ein „Booster“ für den Aufschwung innerhalb der IK-Arbeit sei ganz klar Corona gewesen: Das Home-Office-Konzept habe die kommunikativen Veränderungen noch dringlicher gemacht, um mit der internen Community intensiver und offener in den Austausch gehen zu können. Ebenso hätte die Kommunikationsarbeit der Führungskräfte gestärkt werden müssen. Sehr schnell habe man sich davon verabschiedet, bei den neuen Maßnahmen gleich alles perfekt machen zu wollen. Rundel meinte, die Erfahrungen haben gezeigt, dass sehr gut über Feedback nachgesteuert werden könne und erstmal in Startup-Mentalität einfach losgelegt werden könne. Wichtig sei vor allem gewesen, HR und IK eng zu verzahnen und bei einigen Neuerungen einen „kontrollierten Kontrollverlust“ zu akzeptieren.
 
Sieben auf einen Streich
 
Rundel wird von einem vielfältigen Kommunikations-Team unterstützt, hat aber im Bereich IK nur eine Mitarbeiterin zur Verfügung. Trotzdem gelang es ihr, in 18 Monaten „sieben“ neue IK-Formate ins Leben gerufen. Mit ihrem Engagement und den neuen Angeboten hat sie das kommunikative Miteinander bei der ZEIT auf Wandel getrimmt und damit auf eine neue Ebene gehoben.
 
Als erste Maßnahme wurde eine „Digitale Townhall“ geschaffen. Das auf „33 Minuten“ begrenzte Online-Meeting fand während der Corona-Phase sogar wöchentlich statt. Geschäftsführung und Redaktion versammeln sich digital vor den Mitarbeitenden und beantworten vor allem Fragen. Das Besondere dabei ist, dass die Fragen anonym gestellt werden und mittels Voting-Tool von den Teilnehmenden nach vorne gepuscht werden können. So ist gewährleistet, dass in der begrenzten Zeit tatsächlich die drängendsten Fragen nach oben rücken und dann auch beantwortet werden, sagte Rundel. Die Kommunikatorin, die seit 2006 bei der Verlagsgruppe arbeitet, ist eine Verfechterin des anonymen Fragens: „Weil sich mehr Mitarbeitende trauen und auch kritisch nachfassen“.
 
Weiterhin wurde der interne „Newsletter dreieinhalb Minuten“ eingeführt, der nach dem Credo „Von uns für uns“ konzipiert sei. Rundel will damit vor allem den Mitarbeitenden im Home-Office ein „bisschen Wärme“ geben und das Unternehmen als Familie wahrnehmbar machen. Im Newsletter sollen persönliche Inhalte und eine persönliche Ansprache den internen Zusammenhalt stärken, erklärte Rundel. Dass das Angebot in nur „dreieinhalb Minuten“ konsumierbar ist, das wirkt genauso magisch wie die stolzen 90 Prozent, die den Newsletter für sich nutzen. Die Erscheinungsweise ist wöchentlich, in der Anfangszeit war sie zweimal wöchentlich.
 
Mit den „ZEIT University Snacks“, dem dritten neuen IK-Format, mobilisiert Rundel das interne Expertenwissen und sorgt in der ZEIT-Community für neue Netzwerke. Kolleginnen und Kollegen teilen in den als digitalen Snacks servierten Angeboten ihr persönliches Wissen zu ganz unterschiedlichen Themen. Die Vorschläge und Wünsche für Präsentationen, Vorträge und Gespräche kommen von den Mitarbeitenden. Bis zu zweimal monatlich wird zum ZEIT University Snack eingeladen für jeweils rund 45 Minuten zur Mittagszeit.
 
Nominiert für den HR Excellence Award
 
Mit „ZEIT spricht“ wurde im Februar ein viertes Format gestartet, das gerade zweimal für den „HR Excellence Award 2021“ nominiert wurde - in den Kategorien Change-Management und Interne Kommunikation. Die Idee ist angelehnt an das ZEIT ONLINE-Projekt „Deutschland spricht“. Als internes Format wurde das Konzept von IK, dem inzwischen zweiten Kulturwandelteam und ZEIT ONLINE umgesetzt. Hierbei werden Mitarbeitende mit unterschiedlichen Meinungen zu einem kontroversen Streitgespräch zusammengebracht.
 
IK fördert mit dem Angebot die lebendige Streitkultur und unterstützt den Change-Management-Prozess. Die Matches der Teilnehmenden jeweils zu intern brisanten Fragen sorgen immer wieder für „magische Momente“, berichtete Rundel. So hätten sich beispielsweise ein bereits seit 40 Jahren tätiger Redakteur und eine junge Volontärin zu einem mehrstündigen Streitgespräch bei Kaffee und Kuchen getroffen und daraus sei ein kollegialer Dialog entstanden, der bis heute verbinde. Das sei, so Rundel, eine große Bereicherung. Alle Beteiligten von „ZEIT spricht“ hätten das Format mit einem Fest der Diskussionskultur gefeiert.
 
Viel Spaß mache auch das „Virtuelle ZEIT Home-Quiz“, das fünfte neue IK-Format. Zwei Kollegen aus der Redaktion übernahmen die Gestaltung. Möglichst aus dem ganzen Haus sollen unterschiedliche, abteilungsübergreifende Teams digital zusammenspielen. Rundel sagte, das Quiz käme sehr gut an, weil sich in der Lockdown-Phase so auch Menschen gesehen haben, die sich sonst überhaupt nicht mehr begegnet sind.
 
Als sechstes IK-Format stellte Rundel die „ZEIT Sommeraktionen“ vor. Der Traum von einem großen Sommerfest hätte leider nicht verwirklicht werden können, deshalb seien im August jede Woche Picknick-Matches organisiert worden. Vom Unternehmen gab es die Verpflegung und IK hat die Begegnungen organisiert. So konnten draußen auf der grünen Wiese kleinere Gruppen in neuen und anderen Konstellationen zusammenkommen und sich unterhalten, berichtete Rundel.
 
Mit einer „Interdisziplinären Workshop-Reihe“ wendet sich das siebte IK-Format an „Die Jungen Wilden“ im Unternehmen. Es ist der Versuch, jungen Talente, die vielleicht wenig Aufmerksamkeit und Wertschätzung bekommen, eine eigene Bühne zu bereiten. Hier könnten die Teilnehmenden ihre eigenen Visionen frei entwickeln, sagte Rundel. Eine junge Kollegin habe den Workshop geleitet und über vier Monate lang wurden in Kleingruppen drei Ideen entwickelt, die jetzt der Geschäftsleitung vorgestellt werden. Die jungen Wilden hätten das als Auszeichnung verstanden und dadurch einen unglaublichen Motivationsschub erhalten, sagte Rundel. Die Ergebnisse seien wirklich toll. Das Projekt sei ein gutes Instrument, um neue Ideen ins Unternehmen zu spülen.
 
Sensibilität und Akzeptanz auf der Führungsebene
 
Im Anschluss an die Präsentation war das Lob für Silvie Rundel groß. Die Teilnehmer*innen waren von dem Potpourri an kreativen Ideen sehr angetan und die Fragen aus dem Plenum sprudelten. Rundel ist sich sicher, dass angesichts des eingeleiteten Kulturwandelprozesses Veränderungen in der internen Kommunikation leichter gewesen seien. Auch sei die Sensibilität und Akzeptanz auf der Führungsebene vorhanden gewesen, um neue Maßnahmen recht einfach anstoßen zu können. Rundel versuche in der KI möglichst alle Bereiche des Hauses mit seinen insgesamt 1.200 Festangestellten plus Praktikanten abzubilden. In dialogischen Formaten liege die Zukunft. Alles was eindimensional angelegt sei, ist nach Rundels Meinung in der IK eher weniger hilfreich.
 
Der regelmäßige Kontakt zwischen HR und IK sei ebenso entscheidend sowie ein guter Austausch mit dem Betriebsrat und den Führungskräften. Aber man könne operativ natürlich nicht alles alleine stemmen, sagte Rundel. Mittlerweile wurden rund einhundert interne Redakteur*innen für das neue Intranet ausgebildet, die aus allen Unternehmensbereichen stammen und von dort Inhalte zulieferten. Es gebe mittlerweile kein Problem, Themen und Referenten zu finden. Vieles würde der IK einfach zugetragen und vorgeschlagen. Auch die Townhall-Idee wurde bereits adaptiert von einigen Unternehmensbereichen. Das zeige, dass sich die neuen Formate verselbstständigen können und dies den Kulturwandel beschleunige. Moderatorin Andrea Montua dankte Silvie Rundel für den inspirierenden Best Practice-Abend und den intensiven Austausch zu Kulturwandel und IK.


Text: Elke Hildebrandt, Mitglied im Vorstand der DPRG Landesgruppe Nord