Die Coronapandemie hat auch die Kommunikationsbranche hart getroffen. Viele Projekte wurden verschoben oder gestoppt, Budgets nicht freigegeben, Veranstaltungen abgesagt.
 
Wie Agenturen und Selbstständigen am besten der Neustart gelingt und wie man erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, war daher Thema eines bundesweiten Online-Workshops des Arbeitskreises MediaPolitics mit den Ausschreibungsexperten Nadine Simon von der DTAD GmbH und Henrik-Christian Baumann, Rechtsanwalt und Partner bei KPMG Law. Moderiert wurde der Workshop von Sandra Pabst, von der gleichnamigen Kommunikationsagentur und Leiterin des AK MediaPolitics.
 
Mehr als 30 000 Vergabestellen der öffentlichen Hand schreiben jährlich Ausschreibungen im Wert von 250 Milliarden Euro aus. „Im Unterschied zu Ausschreibungen der Privatwirtschaft ist der Ausschreibungsprozess bei öffentlichen Auftraggebern durch Vergabevorschriften stark reglementiert“, sagte Henrik-Christian Baumann, Fachanwalt für Vergaberecht.
 
Vorakquise durchführen
 
„Eine der größten Chancen bietet die Vorakquise, insbesondere innerhalb von Markterkundungsmaßnahmen öffentlicher Auftraggeber“, so Baumann, der seit 15 Jahren Auftraggeber und Unternehmen im Bereich der öffentlichen Beschaffung berät.
Viele Behörden sind im Vorfeld zu Gesprächen mit Agenturen und Marktanbietern bereit, um dadurch Informationen über Entwicklungen und Neuigkeiten der Branche zu erfahren. Dienstleister sollten daher aktiv auf Behörden zugehen und um einen Gesprächstermin bitten.
„Man sollte sich rechtzeitig über auslaufende Zeit- und Rahmenverträge informieren“, sagte Nadine Simon, Head of Sales bei DTAD.
 
Bieterfragen stellen
 
Als „Bibel für den Vergabeprozess“ bezeichnete Rechtsanwalt Baumann die Vergabeunterlagen und die Auftragsbekanntmachung. Es sei wichtig, diese genau zu lesen und einzuhalten. Bei Unklarheiten sollte das Instrument der Bieterfrage genutzt werden.
 
Jede Frage plus Antwort muss seitens der ausschreibenden Behörde veröffentlicht werden. Bewerber, die zuvor noch nicht für öffentliche Stellen gearbeitet haben, können zum Beispiel mittels Bieterfrage bei der ausschreibenden Stelle anfragen, ob gleichwertige Referenzen aus der Privatwirtschaft ausreichen.
 
Nachfrage bei „Loss“
 
Wer bei einem Ausschreibungsprozess verloren hat, sollte auf jeden Fall bei der ausschreibenden Behörde telefonisch oder schriftlich nachfragen, um zu erfahren, aus welchen Gründen der Zuschlag nicht erteilt wurde. Viele Bewerber scheuen diesen Schritt und vergeben so die Chance, ihre Ausschreibungsunterlagen permanent zu verbessern.
 
Hinweis: Einen Mitschnitt der Veranstaltung finden Mitglieder in der Mediathek der App DPRG.mobil im Bereich „Service“.