Die einen lieben es, sich per Klick bequem in die nächste Veranstaltung zu begeben, die anderen sehnen sich nach Austausch vor Ort. Zunehmend etablieren sich hybride Events als Mischform aus digitaler Veranstaltung und Vor-Ort-Aktion. Entstehen hier neue Formate, die das Beste aus beiden Veranstaltungswelten vereinen? Darum ging es im Juli auf gleich zwei Veranstaltungen der DPRG.
 
Der DPRG Arbeitskreis Digitale Kommunikation traf sich am 13. Juli auf Einladung von Referent Daniel Moj von neyroo in deren virtuellem Raum, dem „Future Fair“. Moderiert von Sascha Stoltenow, Script Communications, und Michael Grupe, Fink & Fuchs, diskutierten Kerstin Deixler, Leiterin PR und Marketing der Medientage München, und Daniel Moj, CEO von neyroo, worauf es in der Planung ankommt.
 
„Wir leben an einer Schnittstelle, die wir hybrid nennen,“ bringt Moj die Herausforderung zwischen online und offline auf den Punkt, die viele Kommunikationsverantwortliche gerade bewegt. Auch beim Thema Events. Was heißt das für die, die Veranstaltungen planen? Wie lassen sich offline und online zu einem Event verbinden, das nachwirkt?
 
Spagat zwischen Online- und Offline-Welt
 
Die zentralen Herausforderungen beschrieb Kerstin Deixler, die gerade die Medientage München 2021 als Hybridevent plant:

• Ein Hybridevent ist ein Spagat zwischen Online- und Offline-Welt: Wie schaffe ich Mehrwert für die jeweiligen Zielgruppen – und verbinde ich beide Welten?
• Die Unsicherheit bis kurz vor der Veranstaltung: Wird hybrid tatsächlich möglich sein – oder doch Plan B „Online only“?
• Ein den aktuellen Regeln entsprechendes Hygienekonzept: Was heißt das für die Location und die Abläufe?
• Ein Storytelling, das online und offline funktioniert: Wie inszenieren wir die Brand Story? Welche Kulisse(n) schaffen wir am Bildschirm und vor Ort?

 
„Früher haben wir Events gemacht, jetzt machen wir Fernsehen“, fasst Deixler die Veränderung zusammen. In den letzten Monaten hat sie ein eigenes Studio eingerichtet und jede Menge über digitale und hybride Veranstaltungen gelernt. Technik, Ton, Bild – das sollte gut vorbereitet sein. Schlechte Qualität wird nicht mehr verziehen. Und immer einen Plan B haben, wenn was nicht klappt.
 
Das Nutzererlebnis nach vorne stellen
 
Neues ausprobieren und lernen, was beim Publikum ankommt: Deixler hat viele kleine Veranstaltungen in den letzten Monaten durchgeführt und jede als Chance zur Verbesserung gesehen. Netzwerken zum Beispiel funktioniert digital (noch) nicht so gut. Unterschiedliche Räume überfordern einige Gäste technisch. Hier heißt es, einfacher denken und das Nutzererlebnis in den Vordergrund stellen. Finden die Teilnehmenden sich in der digitalen Umgebung zurecht? Das ist wichtiger als das x-te Feature in der Plattform.
 
Insgesamt stellt Deixler fest: Die Qualität der Interaktion und die Qualität der Inhalte machen das Event aus. Über diese Hebel gilt es, Mehrwert für die Zielgruppen offline und online zu schaffen. Das heißt, vor Ort exklusive Erlebnisse zu schaffen, ohne die Online-Gäste im Regen stehen zu lassen. Immerhin sind die meisten Teilnehmenden in der nächsten Zeit per Bildschirm zugeschaltet.
 
Storytelling verbindet Stakeholder
 
Daniel Moj sieht hybride Events als Chance für Unternehmen, sich nachhaltiger mit ihren Stakeholdern zu verbinden – über Storytelling. „Wir hören nicht auf, die Geschichte zu erzählen.“ Sein Rezept: Narrative inszenieren statt Produkte abverkaufen. Immer wieder in kleinen Abschnitten neue Elemente erzählen. Dabei die Stakeholder zur Community machen, sie in der Story halten und in den tiefen Dialog gehen. Entscheidend ist bei hybriden Events, Technologie, Content und Publikum jeweils für Offline und Online zu denken.
 
„Wir werden uns in Zukunft genauer überlegen: Wo reisen wir vor Ort an? Was machen wir bequemer online?“, bringt Moj die Sicht der Teilnehmenden auf den Punkt. Umso wichtiger, sich als Veranstalter gut zu überlegen, wie man Mehrwert schafft für die Stakeholder, die online wie vor Ort dabei sind.
 
Autorin: Anne Tessmer, Frankfurt am Main