Vielfältige Facetten der internen Kommunikation und ihre Anwendungsbeispiele

Am 18. Juni folgte eine Gruppe von Kommunikationsfachleuten der Einladung der DPRG Landesgruppe Niedersachsen-Bremen, sich am Bremer Standort zum Thema „Interne Kommunikation im Wandel: von Print zu agil“ auszutauschen. Die beiden Referenten des Abends, Jörn Lotze (Agentur van laak Medien) und Maurice Müller (Fraunhofer Institut für Windenergiesysteme IWES und Vorstandsmitglied der DPRG Landesgruppe) boten mit zwei ganz unterschiedlichen Blickwinkeln ein breites Spektrum für Anwendungsbereiche der internen Kommunikation. Während sich Jörn Lotze als Spezialist für Interne Medien der Frage widmete, welche Kanäle für welche Unternehmensziele sinnvoll sein können, stellte Maurice Müller eine Intranet-basierte Arbeits- und Organisationsstruktur für die effiziente Zusammenarbeit größerer Teams vor. Die anschließende Diskussion zeigte: Die interne Kommunikation hat in den meisten Unternehmen große Entwicklungspotenziale und ist bei allem qualifizierten Einsatz und Ideenreichtum der Kommunikationsfachleute stets abhängig von der gelebten Unternehmenskultur.

Anhand vielfältiger Beispiele aus der Praxis präsentierte Jörn Lotze von der auf Corporate Publishing spezialisierten Agentur van laak Medien die verschiedenen Kanäle der internen Kommunikation und zeigte dabei sowohl die Top-Trends als auch deren Vor- und Nachteile auf. So setzen viele Unternehmen im Digitalen noch auf einfache Formate wie ePaper, welche die digitalen Möglichkeiten nicht ausnutzen, sondern nur Abbilder gelernter Printformate sind. Jörn Lotze zeigte Beispiele für gelungene digitale Magazine, etwa die „Du“ der ING-DiBa. Die größten Vorteile eines periodisch erscheinenden Magazins, egal ob Print oder digital: Es ermöglicht den Herausgebern, Unternehmenskulturen und Change-Prozesse zu inszenieren, mit großen Geschichten, flächigen Bildern und unterhaltsamen Rubriken. Dadurch verfügt das Magazin über eine hohe Schlagkraft. Die Inhalte gehen in der alltäglichen Flut an Unternehmensnews nicht unter; auch „dicke Bretter“ können hier gebohrt werden. Allerdings ist die Herstellung mit einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand verbunden und liefert auch deshalb keine brandaktuellen Inhalte. 

„Hierfür bedarf es weiterer ergänzender Kanäle, wie beispielsweise Newsletter und insbesondere das Intranet“, erläutert Jörn Lotze. „Die Intranets der Unternehmen werden immer aufwändiger mit Bildern und Videos gestaltet und sie werden interaktiv.“ Lotze brach insbesondere für Video-Formate eine Lanze und verwies auf Beispiele von Vodafone und Bayer-Business Service. Als Beispiel für ein interaktives Angebot an die Mitarbeiter nannte Jörn Lotze den CEO-Blog „Tim´s Base“ des Telekom-Chef Tim Höttges. Hier berichtet der Chef über Strategisches und Persönliches, gleichzeitig werden die Mitarbeiter zum Dialog eingeladen.

„Ein CEO-Blog schafft Transparenz nach innen“, sagt Lotze. „Unbedingte Voraussetzung für einen erfolgreichen CEO-Blog ist aber, dass der Chef dahintersteht und sämtliche Botschaften und Inhalte kennt – und dass er das Angebot zum Dialog ernst nimmt“, betont Lotze und fährt fort: „Bei Tim Höttges kommt wesentlicher Input für den Blog sogar von ihm selbst, das ist ideal“. Auch Mitarbeiter-Blogs seien eine sinnvolle Ergänzung zur Regelkommunikation; Sie sind glaubwürdig und authentisch und zeigen eine besondere Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern.

Die Telekom setze bereits seit mehr als 10 Jahren mit ihrem Printmagazin „you and me“ auf Dialog, so Lotze. Die Redaktion greife dabei Themen auf, die den Mitarbeitern am Herzen lägen und stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Über eine Gruppe im Social Intranet, das „you and me Quartier“, können die Mitarbeiter unter anderem Themenvorschläge machen. Durch die Diskussion entstehen die einzelnen Ausgaben. Während die Telekom im Laufe der vergangenen Jahre ihre Kommunikationskultur hin zu mehr Dialog weiterentwickelt habe, gäbe es in vielen anderen Unternehmen noch Potenzial, so Lotze.

„Für die Verantwortlichen stellt sich die Frage: Greift man tatsächlich die Themen auf, die die Mitarbeiter berühren, lässt man die Mitarbeiter zu Wort kommen – oder überlässt man das weiterhin dem Flurfunk“, sagt Lotze. Die Wahl der einzelnen Kanäle oder ihrer Kombination untereinander sei zwar auch immer eine Budgetfrage, resümiert Jörn Lotze: „Die Wahl des Kanals sollte aber stets dem Konzept folgen, nicht umgekehrt.“

Maurice Müller griff in seinem Vortrag die Fragestellung auf, inwieweit eine Intranet-Lösung teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse systematisieren und strukturieren kann. „Die Erkenntnis in vielen Unternehmen ist doch: Die Organisation weiß nicht, was sie weiß“, so Maurice Müller und fährt fort: „Deshalb haben wir uns die Frage gestellt, wie uns interne Kommunikationsangebote für unsere teilweise sehr spezialisierten Themen und Inhalte weiterhelfen können und was sie leisten müssen“. Infolgedessen sei es ein Anliegen gewesen, mithilfe des verfügbaren Intranets eine gleichermaßen transparente wie effiziente datenbasierte Anwendung zu installieren, welche die Arbeitsprozesse zusammenführt und darüber das vorhandene Wissen bündelt, zuordnet und teilt. Auf diese Weise sei ein ausgeklügeltes Aufgabenmanagementsystem entstanden, das als Grundlage für die Mitarbeiter gesteuerte Zusammenarbeit dient. Dabei können Mitarbeiter Tickets erstellen, Aufgaben zuordnen, Dringlichkeitshinweise und Timelines setzen sowie die Bearbeitung abschließen. 

„Im Rahmen dieser Prozessabläufe innerhalb von Kanban Boards ist es für die Teams jetzt möglich, zu jeder Zeit eine verbindliche Übersicht über ihre Arbeitsprozesse zu erhalten“, erläutert Maurice Müller und ergänzt: „Es gibt zusätzlich zu den Team-Kanban-Boards auch die Option, geschlossene Arbeitsbereiche innerhalb des gemeinsamen Intranets für einzelne Gruppen zu schaffen, auf die ausschließlich die betreffenden Teammitglieder zugreifen können. Ziel ist es, den Teams einen gemeinsamen Bereich für Aufgaben, aber auch für ihr Teamwissen zu geben. Die eingeschränkte Sichtbarkeit für Teams gibt den Teammitgliedern auch die Sicherheit, dass teamfremde Personen ihre Fragestellungen und Diskussionen nicht sehen können.“

Eine sensible Handhabung der Daten sei oberstes Gebot und Grundvoraussetzung für die Genehmigung durch den Betriebsrat, so Müller. Hier habe man im Vorfeld die verbindliche Regel vereinbart, die transparente Darstellung der Arbeitsprozesse nicht für Zwecke der Vergleichbarkeit der Mitarbeitermotivation oder -leistung zu monitoren.

„Grundlage für unsere datenbasierte Anwendung ist das Vertrauen in unsere Mitarbeiter und der Wunsch, ihnen die Gestaltung der Arbeitsprozesse zu erleichtern. Dieses gegenseitige Vertrauen zum Nachteil der Mitarbeiter zu nutzen, ist nicht Bestandteil unserer Unternehmenskultur und würde uns sicher nicht zum Ziel führen“, betont Maurice Müller. Sein Fazit: Interne Kommunikation muss die Rahmenbedingungen von Organisationen nicht nur unterstützen, sondern auch weiterentwickeln. In Organisationen wie dem Fraunhofer IWES, in dem die Arbeitsprozesse Spezialwissen voraussetzen, kann ein interner Kanal wie das Intranet zusätzlich eine technikbasierte Plattform agiler Tools sein, welche die Zusammenarbeit effizient gestaltet und gleichzeitig Transparenz und Teamgeist fördert.

Autorin: Shiloo Katja Köhnke, Beisitzerin DPRG Landesgruppe Niedersachsen/Bremen

Titelfoto: Tatja Stülten, Stellvertretende Vorsitzende DPRG Landesgruppe Niedersachsen/Bremen, Jörn Lotze und Maurice Müller (v.li.)

Fotocredit: Razieh Kaj